Die Zugangsdaten werden von dem*der Webmaster*in per E-Mail an die angegebene private E-Mail-Adresse verschickt.
Enthalten sind:
Es ist wichtig, dass das Passwort schnell geändert wird, damit niemand sonst den Login benutzen kann (siehe Webmail-Login).
Die E-Mails können natürlich auch über ein Programm wie Thunderbird für den Desktop oder verschiedene mobile Apps auf dem Smartphone abgerufen werden. Die Anleitungen für die bekanntesten Programme finden sich in den unteren Abschnitten.
Für die Einrichtung muss eine Entscheidung über die Methode, mit der die E-Mails vom Server abgerufen werden, getroffen werden:
IMAP steht für Internet Message Access Protocol und es ist moderner als POP3. IMAP ist ein bidirektionales Protokoll, das Ihre E-Mails von einem Remote-Server auf Thunderbird kopiert und dabei die Originalkopie der E-Mails auf dem Remote-Server beibehält. Änderungen an diesen E-Mails (z. B. das Markieren als „gelesen“, das Hinzufügen oder Entfernen von Kennzeichnungen oder Schlagwörtern oder das Verschieben in einen anderen Ordner) werden auf dem Remote-Server widergespiegelt. E-Mails, die vom Remote-Server auf Thunderbird heruntergeladen wurden, können in Thunderbird verwendet werden, auch wenn keine Internetverbindung besteht. Änderungen, die in Thunderbird vorgenommen werden, während keine Internetverbindung besteht, werden mit dem Remote-Server synchronisiert, sobald Thunderbird erneut eine Verbindung zum Internet herstellt. In Thunderbird vorgenommene Änderungen werden auf allen mit IMAP verbundenen Geräten widergespiegelt.1)
POP3 steht für Post Office Protocol (Version 3). Es ist ein unidirektionales Protokoll, das bedeutet, es funktioniert nur in eine Richtung: Es lädt Ihre E-Mails von einem Remote-Server auf Thunderbird herunter und löscht dann die E-Mails vom Remote-Server (in Thunderbird erfolgt die Löschung standardmäßig nach 7 Tagen). Änderungen an diesen E-Mails in Thunderbird (z. B. das Markieren als „gelesen“ oder das Verschieben in einen anderen Ordner) erfolgen nur auf Ihrem lokalen Computer, der Thunderbird ausführt, die Änderungen werden nicht auf dem Remote-Server widergespiegelt.2)
Es empfiehlt sich, IMAP als Protokoll zu wählen, da heutzutage E-Mails meistens auf mehreren Geräten (Desktop, Smartphone, Tablet) abgerufen werden und diese dementsprechend synchron gehalten werden müssen.
Um ein einheitliches Auftreten im Namen des Vereins nach außen (und natürlich auch nach innen) zu zeigen, sollen alle, die eine Adresse @vcp-mitteldeutschland.de nutzen, eine einheitliche Signatur an ihr E-Mails anhängen. Dies ermöglicht es dem Empfänger, den Absender einer E-Mail zu identifizieren, und erleichtert die weitere Kontaktaufnahme.
Eine für Thunderbird optimierte Signatur wird bei der Erstellung des E-Mail-Postfachs als .html-Datei erstellt und an die E-Mail mit den Zugangsdaten angehängt. Um die Signatur zu ändern, nutze bitte das Formular zur Signatur-Erstellung.